Preloader

Email: pepax@pepax.sk

Phone: (+421) 911 642 601

Consultation

Digitalization, technology and innovation

Analysis and implementation of DMS (Document Management Systems)

Majte každý dokument na jednom mieste, v platnej verzii a so správnym prístupom. Zmapujeme dokumentové toky, pomôžeme vybrať DMS a riadime migráciu aj zavedenie tak, aby ho ľudia naozaj používali.

Dohodnúť úvodný rozhovor →
Vybrať rozsah
  • Úvodný rozhovor zdarma
  • Vstup od 290 €
  • Nezávislý výber systému
Analýza a implementácia systému na správu dokumentov

Situácie z praxe

Spoznávate sa v niektorej z týchto situácií?

Dokumenty máme na diskoch, v e-mailoch aj v šanónoch.

Kto nevie, kam kolega ukladá, hľadá dlho.

Nevieme, ktorá verzia je platná.

Kolujú kópie a prílohy, schválená verzia sa stráca.

Schvaľovanie stojí, keď niekto chýba.

Úlohy a termíny sú v pamäti ľudí, nie v systéme.

Starý systém nikto nemá rád.

Pred presunom treba upratať obsah, štruktúru a oprávnenia.

Hľadanie dokumentov a zmeškané termíny stoja čas aj pokuty – a v žiadnej evidencii ich nevidno.

Čo dostanete

Dokumenty s jasným miestom, vlastníkom a ďalším krokom

Najprv pravidlá a toky dokumentov, potom výber systému.

  • Audit dokumentového prostrediaTypy dokumentov, úložiská, toky, duplicity, riziká a zodpovednosti.
  • Cieľový modelMetadáta, verzie, schvaľovacie workflow, prístupové práva a pravidlá uchovania.
  • Výber DMS a plán zavedeniaHodnotiaca matica, ukážkové scenáre, porovnanie ponúk a etapy implementácie.
  • Migrácia a adopciaUpratanie a presun obsahu, testovanie, školenie a pravidlá správy.

Z praxe

Dokument za minútu a ani jedna zmeškaná revízia

Situácia

Správca bytových domov · 35 zamestnancov · 180 domov

Dokumenty boli v štyroch úložiskách, v e-mailoch a v šanónoch. Nájsť revíznu správu alebo zmluvu trvalo 20 minút. Schvaľovanie faktúr predsedami spoločenstiev cez e-mail trvalo tri týždne. Za rok firma zmeškala 9 termínov revízií výťahov a plynu a jedna kontrola skončila pokutou.

Čo sme urobili

Rozsah 12 týždňov

  • Audit 4 úložísk a 14 typov dokumentov, duplicity a kritické miesta
  • Metadáta podľa domu, typu a platnosti, strážené termíny revízií a schvaľovací workflow faktúr
  • Výber DMS z 3 ponúk podľa hodnotiacej matice a ukážkových scenárov
  • Migrácia 40 000 dokumentov s vyradením 30 % duplicít, školenie a pravidlá správy

Výsledok

  • Dohľadanie dokumentu do 1 minúty
  • Schválenie faktúry za 4 dni namiesto 3 týždňov
  • 0 zmeškaných revízií za rok namiesto 9
  • 12 nových domov prevzatých do správy bez náboru

Vyberte si rozsah

Začnite auditom alebo celým zavedením DMS

Hodí sa pri prvom DMS, pri výmene nevyhovujúceho systému aj pri upratovaní existujúceho.

Start

Audit dokumentového prostredia.

od 290 € jednorazovo

  • Úložiská, typy a toky dokumentov
  • Hlavné riziká a duplicity
  • Odporúčané prvé kroky

Odporúčame

Projekt

Výber a zavedenie DMS.

tailor-made podľa rozsahu

  • Cieľový model a požiadavky
  • System and supplier selection
  • Migrácia, testovanie a školenie

Podpora

Správa a rozvoj DMS.

mesačne dohodnutá kapacita

  • Review metadát a workflow
  • Nové typy dokumentov a procesy
  • Podpora správcov a používateľov

Presnú cenu potvrdíme písomne po úvodnom rozhovore. Ceny sú konečné, Pepax nie je platiteľom DPH. Práca nad dohodnutý rámec len s vaším súhlasom. View the full price list

How it works

Od chaosu v úložiskách k systému, ktorý sa používa

1

Do 30 minút · zdarma

Introductory interview

Pomenujeme, s ktorými dokumentmi je dnes najviac problémov a čo má DMS zmeniť.

2

Prvé týždne

Audit a cieľový model

Typy dokumentov, úložiská, toky, metadáta, workflow a prístupové práva.

3

Podľa plánu

Výber a príprava

Požiadavky, porovnanie ponúk, ukážkové scenáre a plán migrácie.

4

Na záver

Migrácia a zavedenie

Presun obsahu, testovanie, školenie, pravidlá správy a stabilizácia.

Mapovanie dokumentových tokov pred zavedením DMS

Frequently asked questions

Čo sa nás pýtate pred objednávkou

Čím sa DMS líši od spoločného disku alebo cloudu?

DMS pridáva metadáta, verzie, schvaľovanie, oprávnenia, auditnú stopu a pravidlá životného cyklu dokumentu.

Is a DMS the same as a registry or filing service?

Ide o rozdielne veci. DMS riadi dokumenty v procesoch, registratúra a spisová služba majú osobitné evidenčné a právne účely.

Do you also help with choosing a specific DMS and supplier?

Áno, nezávisle od dodávateľov. Pripravíme požiadavky, hodnotiacu maticu, ukážkové scenáre a porovnanie ponúk.

Riešite aj migráciu a papierový archív?

Pripravíme plán migrácie, upratanie, metadáta a kontrolu kvality. Skenovanie a OCR sa dohodnú osobitne.

Ako dlho zavedenie trvá?

Audit trvá niekoľko týždňov. Výber a zavedenie DMS spravidla 3 – 6 mesiacov podľa počtu úložísk, integrácií a objemu migrácie.

First step

Začnime tým, ktoré dokumenty vás dnes najviac brzdia

Úvodný rozhovor trvá najviac 30 minút a je zdarma. Po ňom budete vedieť, či stačí audit, alebo dáva zmysel celé zavedenie DMS.

Dohodnúť úvodný rozhovor →
+421 911 642 601
Dohodnúť úvodný rozhovor →

At Pepax, we work according to the ethics and morals called by the Alliance for Life, and we are committed to fulfilling them.

pepax@pepax.sk

+421 911 642 601

Working days 9.00 – 15.00

Navigation

Inputs

Legal information

© 2026 Pepax, sro – Company ID 34 129 278 – Company data and supervisory authority