Faktúry sú súčasťou každej firmy a každého podnikania. Sú krvou spoločnosti. Bez faktúr by obchod neexistoval. Naučili sme sa ich vnímať ako súčasť a čas ktorý im venujeme ako automatickú súčasť podnikania. Dokonca s časom ktorý im zamestnanci venujú počítame v podnikateľských plánoch a rozpočtoch.

To všetko sa dá aj inak a oveľa efektívnejšie.

S faktúrami pracujú zamestnanci na rôznych pozíciách. Prejdeme si oddelenie po oddelení, rôzne funkčné miesta ktoré s faktúrami pracujú a spôsoby ako kolujú po spoločnosti. Porovnáme si cestu papierových faktúr a tých digitalizovaných. Našim cieľom bude porovnať úsporu času, náročnosť spracovania a bezpečnosť dokumentov. Miesta spracovania sú vzorové a v každej spoločnosti môžu byť iné. Podstata, časová náročnosť a bezpečnosť ale ostáva.

Miesto prvé – manuálne spracovanie – podateľňa.

Faktúra dorazí na podateľňu. Je zaevidovaná, dostane krycí list alebo košieľku, na ktorej sú všetky dôležité fakturačné informácie. Okrem toho osobu, ktorá bude zodpovedná za jej spracovanie – odsúhlasenie. Putuje do priečinku a internou poštou príslušnému pracovníkovi na ďalšie spracovanie.

Čas – od hodín po jeden pracovný deň. Náročnosť – pracovník na podateľni musí všetko opísať presne a správne, inak vytvára prácu navyše nasledovným v poradí. Bezpečnosť – faktúra nemusí vôbec putovať tam kam má a môže sa dostať do nekompetentných rúk.

Miesto prvé – digitálne spracovanie – podateľňa.

Faktúra dorazí na podateľňu. Je zoskenovaná. Jej digitálna verzia sa automaticky presunie do vstupného priečinku v ECM systéme. Pracovník podateľne, ak spracováva faktúru tak ako v prvom prípade, otvorí elektronickú verziu faktúry. Systém umelej inteligencie (ktorý sa navyše časom učí) rozpozná údaje na faktúre a automaticky ich priradí k jednotlivých metadátam v šablóne. Pracovník iba skontroluje, že je všetko vyplnené správne. V prípade že existujú projekty ku ktorým sú priradení konkrétni zákazníci, je faktúra postúpená automaticky na pracovníka zodpovedného za projekt. Papierová verzia dostane číslo a putuje rovno do fyzického archívu.

Môže pracovník podateľne pracovať online? Zdalo by sa že nie. Ale dnes už existuje množstvo firiem, ktoré preberajú Vašu poštu, skenujú ju a vkladajú do Vášho systému. Takže jediné čo je treba je raz za čas (štvrťročne, polročne) vyzdvihnúť papierovú podobu faktúr a odniesť si ju do archívu. A o elektronickú verziu sa postará pracovník podateľne napríklad z domu za pár sekúnd.

Čas – pár sekúnd a je priamo u pracovníka zodpovedného za odsúhlasenie. Náročnosť – veľmi malá. Bezpečnosť – veľmi malá šanca pochybenia kontrolovaná systémom a faktúra ide tam kam má a nemá šancu sa túlať po firme.

Miesto druhé – manuálne spracovanie – autorizácia faktúry

Pracovník obdrží faktúru a skontroluje všetky náležitosti. Po kontrole faktúru odsúhlasí (alebo zamietne) a postúpi na fakturačné oddelenie. Vnútornou poštou od hodiny do jedného dňa. Nevyhnutné byť fyzicky na pracovisku.

Miesto druhé  – digitálne spracovanie – autorizácia faktúry

To isté ako predchádzajúci krok s tým rozdielom že faktúra je po kontrole ihneď na fakturačnom oddelení. Je možné pristupovať do systému odkiaľkoľvek a kedykoľvek online.

Miesto tretie – fakturačné oddelenie

Manuálne a digitálne spracovanie je časovo, procesne, organizačne rovnaké. Jediný veľký rozdiel je že digitálne je možné vykonať spracovanie odkiaľkoľvek kde je prístup do systému, napríklad z homeoffice.

Kompletné úspory

Časová náročnosť: Od niekoľkých hodín po pár dní v prípade manuálneho spracovania oproti pár minút automatizovaným spracovaním.

Bezpečnosť: Riziko „zatúlania sa“ faktúry niekde na ceste a nedodržanie lehôt pri manuálnom spracovaní oproti jednoznačným adresátom na strane digitálneho spracovania.

Náročnosť: Ako som už spomenul, pri manuálnom spracovaní je potrebná fyzická účasť všetkých zúčastnených ale tiež tých čo dokumenty interne doručujú. Okrem toho sú tu náklady na vyrábanie kópií a tlač krycích listov.

Pri automatizovanom spracovaní môžu byť všetci zúčastnení na inom konci sveta, systém ich notifikuje o tom že majú niečo na spracovanie. Navyše nie je potreba medzičlánkov v podobe interných doručovateľov, systém to spracuje automatizovane bez potreby čokoľvek navyše kopírovať či tlačiť.

Odosielané faktúry

Zdalo by sa že pri vystavovaní odosielaných faktúr nie je moc priestoru na optimalizáciu.

Pri použití ECM systému sa eliminujú rôzne slabiny fakturačného reťazca. ECM systém v prvom rade koncentruje všetky podklady, protokoly, odovzdávacie doklady, zmluvy k projektom, úlohy na jednom mieste. Vzhľadom k tomu že firmy nepoužívajú na všetky svoje činnosti systém od jedného výrobcu (častokrát ani neexistuje napríklad jeden autor výrobného a fakturačného systému) je nutné rôzne dokumenty dohrávať manuálne alebo rôzne doprogramovanými rozhraniami. V ECM systéme sú všetky dokumenty, procesy a úlohy takpovediac pod jednou strechou. Dokonca ich uloženie na jednom mieste v na to optimalizovanom mieste výrazne šetrí kapacitné priestory ERP systému, výrobného systému, e-mailových serverov a iných.

Dokumenty nie je nutné ukladať viacnásobne, sú prístupné odkiaľkoľvek podľa prístupových pravidiel, sú zaručené kontrolované verzie a hlavne sú dostupné okamžite. Tí čo ich vytvárajú a spracovávajú do systému môžu pristupovať odkiaľkoľvek.

Vystavenie faktúry so všetkými podkladmi tak môže trvať pár minút.

V prípade otázok som Vám k dispozícii prostredníctvom našich kontaktov alebo cez našu facebookovú stránku https://www.facebook.com/pepaxsro.