Máte vo Vašej firme archív papierových dokumentov? Náš ECM systém Vám pomôže šetriť prietor aj peniaze. ECM systémy sa zaoberajú digitálnym ukladaním dokumentov, poskytovaním prístupu k dátam a informáciám na jednom mieste a ich ukladaním v súlade s právnymi požiadavkami. Systém funguje rovnako ako klasická archivačná štruktúra ale s digitálnymi kartotékami, zložkami a tabuľkami. Aj milovníci papiera sa veľmi rýchlo zorientujú.

ECM systém je perfektná platforma na bezpečné uchovávanie cenných obchodným dát. Bezpečnosť je zabezpečená prostredníctvom:

• AES kryptovaním
• Kryptovacími kľúčmi
• Povolením prístupu do špecifického dokumentu alebo pre špecifických užívateľov

Koniec koncov, vždy existujú informácie, ktoré by nemali byť dostupné každému – hlavne v personalistike (HR). ECM systémy sú ideálne na ochranu osobných dát (GDPR).

Práca s digitálnymi dokumentami nie je v žiadnom prípade horšia ako práca s dokumentami v papierovej podobe. Napríklad ECM systém ponúka náhľad digitálneho dokumentu, na ktorý užívatelia môžu používať digitálne pečiatky alebo rýchle poznámky. Dôležitá je však funkcia kontroly verzií: užívatelia ktorí pracujú s dokumentom ho skontrolujú alebo upravia, čo je viditeľné všetkým ostatným užívateľom. Akonáhle prácu ukončíte, môžu byť Vami upravované dokumenty znovu editované ďalšími užívateľmi. Plus: Upraveným verziám sú priradené poradové čísla pre transparentnosť medzi jednotlivými verziami. Doby odosieľania rozpracovaných dokumentov e-mailom s obavami, že všetci majú rôzne verzie sú nenávratne minulosťou.

Väčšina firiem má Microsoft Office, ktorého obvyklé pracovné prostredie obsahuje Outlook, Word, Excel a Power Point. Užívatelia ECM nemusia pri práci opúšťať toto pre nich známe prostredie.

• Systém ECM je integrovaný do pracovnej plochy obrazovky ako lišta nástrojov.
• Užívatelia môžu za pomoci tejto lišty ukladať svoje dokumenty do ECM systému jediným kliknutím.

Stále chcete ukladať dokumenty v systéme súborov vo Windows? Za týmto účelom Vám systém ECM ponúka možnosť uloženia odkazu / linku bez toho aby ste si zaberali miesto na Vašom pevnom disku.

Aj vy trávite významnú časť pracovnej doby vyhľadávaním? V ktorom e-maily je dokument ktorý potrebujete? ECM aj tu poskytuje pomocné riešenie sofistikovaných vyhľadávacích technológií, s ktorými môžete napríklad:

• Hľadať jednotlivé kľúčové slová.
• Obmedziť vyhľadávania na konkrétny dátum alebo obdobie.
• Hľadať autora alebo odosielateľa informácie.
• Vyhľadávať nie len názvy súborov, ale hľadať aj priamo v dokumente.
• Filtrovať vyhľadávanie na konkrétne typy súborov (napr. PDF).

Prichádzajú Vaše faktúry na rôzne miesta v rôznych poštových schránkach a potom ich musíte doslova prenášať z miesta A na miesto B? Manuálne schvaľovacie procesy sú ťažkopádne a časovo náročné. Aby sa dokumenty a informácie rýchlejšie dostávali tam, kde sú potrebné, sú potrebné digitálne a automatizované procesy. S funkcionalitou workflow ich je možné v systéme ECM digitálne:

• schvaľovať v priebehu niekoľkých sekúnd
• individuálne konfigurovateľné procesy spúšťať jednoduchým klikom
• udržiavať si prehľad o aktuálnom stave spracovania aj s vizualizáciou procesu

Ak príde na riadenie firemných informácií, spolupráca je kľúčová. Toto je jeden z dôvodov prečo sa chatovacia technológia vo firmách stáva tak populárna. Modul ECM ponúka vlastnú funkciu chatu, ktorá umožňuje užívateľom diskutovať s kolegami priamo v rámci spoločného zdroja dokumentov. Namiesto dokumentov je možné odosielať e-mailové odkazy na dokumenty a informácie, čím sa výrazne šetrí miesto v e-mailovej schránke. Hashtagy a prieskumy verejnej mienky sú len niektoré z funkcií, ktoré zabezpečujú optimalizovanú spoluprácu v systéme ECM.

Nebolo by skvelé ušetrenie času, keby ste mohli pochopiť zložité dáta? Moderné systémy ECM obsahujú inteligentné komponenty na analýzu a vizualizáciu dát priamo v systéme. Kliknite na svoje dáta a ihneď získate:

• analýzu veľkého objemu dát (rýchlo a efektívne)
• vizualizáciu dát vo forme grafov, kľúčových ukazateľov a cloudových značiek
• prepojenie dát z rôznych zdrojov

Jeden z dôležitých aspektov podnikovej správy je dostupnosť informácií na jednom centrálnom mieste spoločnosti. Ste často mimo kanceláriu a potrebujete prístup k Vašim dátam, bez ohľadu na to kde sa práve nachádzate? Potom potrebujete mobilne softwarové riešenie pre Vaše mobily, tablety alebo prístup cez webový prehliadač.

• Mobilné aplikácie pre mobily a tablety (iOS a Android)
• Zabezpečený prístup do ECM systému cez webový prehliadač
• Synchronizáciu dát na všetkých zariadeniach